توفر التكنولوجيا حاليًا العديد من الحلول التي تساعد المؤسسات في تبسيط العمليات وتحسين الكفاءة العامة للشركة. وتعتبر الأتمتة وخاصية التوقيع الإلكتروني من تلك الحلول التي تعزز تنفيذ الأعمال اليومية بشكل أفضل.
دور الأتمتة في التسهيل على الأعمال اليومية
تعمل الأتمتة على تحويل العمليات اليدوية المتعبة والمكلفة والخاطئة إلى أنظمة آلية متكاملة وسريعة ودقيقة توفر الوقت والجهد والتكاليف.
وتجعل الأتمتة الموظفين يتمتعون بالقدرة على القيام بمهام أخرى أكثر إبداعية ومهارة.
ويمكن أيضًا استخدام الأتمتة بشكل كامل بدلاً من الإنسان في المهمات الخطرة والصعبة.
دور خاصية التوقيع الإلكتروني في التسهيل على الأعمال الإدارية
تعتبر خاصية التوقيع الإلكتروني من الحلول السهلة والآمنة التي تمكّن المؤسسات من تبسيط الإجراءات الإدارية.
لا يلزم الحضور شخصيًا لتوقيع الوثائق أو إرسال الوثائق بالبريد أو تخزين الوثائق الورقية.
بل يمكن التوقيع ببساطة الموافقة الرقمية والتحقق من الأصالة والمصداقية عبر الإنترنت، وهي عملية سهلة وسريعة وآمنة يتم من خلالها توثيق الصفقات التجارية والعقود الرسمية بشكلٍ شرعي.
فوائد خاصية التوقيع الإلكتروني
تتيح خاصية التوقيع الإلكتروني العديد من الفوائد العملية التي تجعل استخدامها في المؤسسات مهمًا وضروريًا. سنستكشف في هذا القسم بعض الفوائد الرئيسية لخاصية التوقيع الإلكتروني:
تقليل النفقات والتكاليف
تعد خاصية التوقيع الإلكتروني وسيلة فعالة لتقليل النفقات والتكاليف في المؤسسات.
إذا افترضنا أن الخاصية تحل محل عملية الطباعة والتوقيع الورقي استخدامًا كبيرًا للورق، الحبر والشحن، يمكن للشركات تخفيض تكاليف النفقات بنسبة تصل إلى 70٪.
كما أن خاصية التوقيع الإلكتروني تحافظ على البيئة، إذ لا تحتاج المؤسسات إلى الكميات الكبيرة من الورق والحبر والطابعات بعد الآن.
توفير الوقت والجهد
تساعد خاصية التوقيع الإلكتروني المؤسسات على توفير الوقت والجهد وإنهاء الأعمال بشكل أسرع.
فهي تسمح للأطراف بتوقيع الوثائق وإنجاز الصفقات بشكلٍ مباشر دون الحاجة إلى التواجد شخصيًا.
كذلك، فإنها توفر الجهد اللازم لجمع البيانات وتوثيقها، إذ يتم تخزينها بشكل إلكتروني ومرتب وسهل الوصول إليه يمكن الاستفادة منه فيما بعد.
كيفية استخدام خاصية التوقيع الإلكتروني في الوثائق
إنشاء وثيقة وإضافة التوقيع الإلكتروني
لإنشاء وثيقة بطريقة إلكترونية وإضافة التوقيع الإلكتروني، يجب استخدام برنامج خاص مثل Adobe Acrobat.
يمكن للمستخدم استخدام البرنامج لإنشاء وثيقة والتحقق من تحويلها إلى ملف PDF.
يتم بعد ذلك استخدام أداة التوقيع الإلكتروني والتوضيح الكتابة بـ”التوقيع الإلكتروني”.
تحقق من هوية الموقع و صحة التوقيع
لا يمكن الاعتماد بسهولة على التوقيع الإلكتروني بنفس الطريقة التي تعتمد عليها التوقيع الورقي.
هناك حاجة للتحقق من هوية الموقع الذي وضع التوقيع الإلكتروني وصحة التوقيع الموضوع.
يمكن للمستخدم التحقق من صحة التوقيع وهوية الشخص باستخدام أدوات التحقق المثل Docusign وتتبع العملية عبر الايميل أو الموقع الالكتروني لمتابعة الاجراءات المختلفة.
كيفية استخدام خاصية التوقيع الإلكتروني في درايف
حفظ ومشاركة الملفات الإلكترونية الموقعة
بعد إضافة التوقيع الإلكتروني على الملف الإلكتروني، يمكن للمستخدم حفظ الملف في حسابه على درايف بسهولة.
من خلال حفظ الملف يمكن للمستخدم مشاركة هذا الملف مع أي شخص بالطريقة التي يرغب فيها.
يمكن للمستخدم أيضًا وضع تحديدات الدخول التي يريدها لتحديد من يمكنه رؤية الملف وتعديله.
تخزين التوقيع الإلكتروني بأمان في حساب جوجل
يتم تخزين التوقيع الإلكتروني بأمان في حساب جوجل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدم الوصول إليه في أي وقت وفي أي مكان باستخدام حساب جوجل الخاص به.
يمكن للمستخدم أيضًا إعداد قائمة بالتواقيع الإلكترونية المستخدمة بشكل متكرر والوصول إليها بسهولة دون الحاجة إلى البحث عنها في كل مرة.
خطوات إنشاء وثيقة موقعة إلكترونياً
فتح موقع درايف
يجب على المستخدم أن يفتح موقع درايف أولاً على حاسوبه أو هاتفه المحمول باستخدام حساب جوجل الخاص به.
إنشاء مستند جديد
بعد فتح موقع درايف، يجب على المستخدم الضغط على “إنشاء” واختيار “مستند جديد”.
يمكن للمستخدم اختيار نوع الملف الذي يريد إنشاؤه من بين قائمة الخيارات المتاحة.
بعد إنشاء الملف الجديد، يمكن للمستخدم إضافة توقيعه الإلكتروني بسهولة.
يتم تخزين التوقيع الإلكتروني بأمان في حساب جوجل الخاص بالمستخدم ويمكن الوصول إليه في أي وقت.
يمكن أيضًا للمستخدم حفظ الملف الموقع باستخدام التوقيع الإلكتروني في حسابه على درايف ومشاركته بسهولة مع الأشخاص الذين يريدهم.